16/11/2018
Para finalizar la mañana continuamos con el bloque 5 centrado en el protocolo como herramienta de comunicación y gestión de trasmisión de valores corporativos, gestión de públicos y eventos como estrategia de las ciudades. Este bloque lo inicia María del Carmen Martínez, servicio de comunicación institucional de la consejería de empresa, empleo, industria y medio ambiente de la Región de Murcia, habla a los asistentes sobre los reglamentos de protocolo y los reglamentos de honores como herramientas de Relaciones Públicas en la Administración municipal en España. El 77, 33 % de los Ayuntamientos cuentan con Reglamentos de Honores y Distinciones mientras que el casi 11% cuenta con un reglamento de protocolo. En los últimos años se ha ido aumentando, e incluso duplicando, el número de reglamentos de honores. Una vez analizados diferentes reglamentos, propone un modelo completo en el que se detalle de forma completa los honores y distinciones, así como el protocolo de la institución o cuestiones administrativas, un documento que esté unificado. La mayor parte de los ayuntamientos no disponen reglamentación adecuada. Se necesita implementar un reglamento de protocolo al que se incorporen los honores con el fin de elaborar una correcta herramienta para gestionar relación con los públicos. A día de hoy, existen iniciativas legislativas al respecto por parte de algunos municipios.
Como continuación del bloque, José Bonilla, socio director de Jotamás Eventos, acercó a los asistentes a las aportaciones que hacen las agencias especializadas privadas al protocolo oficial. No hay que subestimar nunca a las empresas de eventos, aportan valor a los actos oficiales mejorando su mensaje. Por ello, hay que escucharlas y no imponerles ideas y criterios sin valorar antes lo que pueden aportar. Las agencias con conocimientos de protocolo tienen un valor añadido y se diferencian del resto de empresas con las que compiten. Las agencias de eventos aportan valores a los eventos haciendo que las ciudades se posicionen y se genere una visión de ellas que aporte beneficios. Bilbao organiza grandes evento nacionales e internacionales que genera un posicionamiento del municipio. También aporten beneficios económicos como los premios MTV o Bilbao Rugby Finals 2018 que dejaron unos 37 millones de euros. Las agencias de evento crean asesoramiento en líneas estratégicas de eventos de ciudad. El gabinete de protocolo debe supervisar todos los eventos, por lo que las empresas privadas no harán nada sin que ese gabinete está al tanto. José Bonilla anima a las instituciones públicas a contratar agencias privada para ahorrarse dinero, optimizar recursos, mejorar el control y seguimiento del evento, renovar ideas y aprovechar recursos propios de la ciudad.
Para finalizar el bloque, Alfonso Yagüe, Director de Comunicación del Ayuntamiento de Yecla, profundizó en la responsabilidad social corporativa y su relación con los eventos organizados desde los ayuntamientos. El interés de integrar la RSC se está instaurando poco a poco en la sociedad. Los Ayuntamiento deben velar por el desarrollo sostenible de sus municipios, actualmente crecen las demandas de los ciudadanos para que los gobiernos se comprometan con la sostenibilidad. Con una buena planificación de recursos podemos hacer eventos más sostenibles y potenciarlos de forma más óptima. La RSC no solo tiene que ser externa, también tiene que jugar un papel destacado en las actividades y estructuras internas de la institución. Para aplicar la RSC en los eventos debemos estimular la actividad local. Además, debemos realizar una gestión sostenible de los actos mediante la eliminación de residuos, agua, energía, etc. La accesibilidad y la movilidad es otro de los factores a tener en cuenta ya que debemos pensar en todos los invitados, no solo se debe pensar en accesibilidad física, también debemos incluir lenguaje de signo o accesibilidad en la página web para que la administración local llegue a todos los ciudadanos. Los eventos deben dar visibilidad y apoyar las causas sociales, son el escenario ideal para que las instituciones demuestren su compromiso. Todo debe ser comunicado correctamente con una comunicación trasparente y abierta.
